Les charges locatives, également appelées charges récupérables, sont des frais liés à l’usage et à l’entretien d’un logement loué. Elles sont réparties entre le locataire et le propriétaire selon des modalités définies par la loi. Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur les principales règles et obligations qui s’appliquent aux deux parties, ainsi que sur les bonnes pratiques pour bien gérer ces charges.
Les différents types de charges locatives
Les charges locatives peuvent être regroupées en trois grandes catégories :
- Les charges liées aux services collectifs : elles concernent notamment l’eau chaude et froide, l’électricité des parties communes, la chauffage, l’ascenseur ou encore les frais de personnel (gardien, concierge…).
- Les charges liées à l’entretien courant et aux menues réparations : il s’agit par exemple des frais d’entretien des espaces verts, du nettoyage des parties communes ou des travaux de maintenance (plomberie, électricité…).
- Les charges liées aux taxes : certaines taxes locales sont récupérables auprès du locataire, comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères ou certaines taxes annexes (balayage, assainissement…).
Cette liste n’est pas exhaustive et d’autres charges peuvent être récupérables, à condition qu’elles soient mentionnées dans le bail et qu’elles correspondent à des dépenses engagées par le propriétaire pour le compte du locataire.
La répartition des charges entre locataire et propriétaire
La répartition des charges locatives entre le locataire et le propriétaire est encadrée par la loi. En principe, les charges récupérables sont à la charge du locataire, tandis que les autres charges (non récupérables) restent à la charge du propriétaire.
Le décret n°87-713 du 26 août 1987 établit la liste précise des charges récupérables auprès du locataire, qui sont notamment :
- les dépenses d’eau froide, chaude et de chauffage collectif,
- les frais d’entretien courant et de menues réparations,
- certaines taxes locales (enlèvement des ordures ménagères, balayage…).
Certaines charges ne sont pas récupérables auprès du locataire, comme les frais de gestion du bien ou les dépenses liées aux grosses réparations (toiture, structure…).
L’établissement des provisions pour charges
Le montant des charges locatives peut être fixé forfaitairement ou au réel. Dans le premier cas, un forfait est déterminé dans le bail et ne peut être modifié qu’une fois par an. Dans le second cas, une provision pour charges est versée mensuellement ou trimestriellement par le locataire.
Cette provision doit être régularisée au moins une fois par an, sur la base des dépenses réellement engagées par le propriétaire. Si les provisions versées sont supérieures aux charges récupérables, le trop-perçu doit être restitué au locataire. À l’inverse, si les provisions sont insuffisantes, le locataire doit verser un complément.
Il est important de bien prévoir les montants des provisions pour charges afin d’éviter les mauvaises surprises lors de la régularisation annuelle. Pour cela, il est recommandé de se baser sur les dépenses des années précédentes et de prendre en compte les éventuelles variations (augmentation des tarifs, travaux prévus…).
Les obligations du propriétaire
Le propriétaire a plusieurs obligations en matière de charges locatives :
- la justification des charges : il doit pouvoir justifier les dépenses engagées auprès du locataire, notamment lors de la régularisation annuelle. Il peut être amené à fournir des factures ou attestations pour prouver que les charges sont bien récupérables.
- l’information du locataire : le propriétaire doit informer le locataire du montant des charges récupérables et des modalités de répartition. Cette information doit être donnée lors de la signature du bail et chaque année lors de la régularisation.
- la conservation des pièces justificatives : le propriétaire doit conserver pendant cinq ans les documents relatifs aux charges locatives (factures, relevés…), afin de pouvoir répondre aux éventuelles demandes du locataire ou de l’administration fiscale.
Les bonnes pratiques pour bien gérer les charges locatives
Pour bien gérer les charges locatives, il est conseillé :
- de bien distinguer les charges récupérables des charges non récupérables,
- de prévoir des provisions pour charges adaptées aux dépenses réelles,
- d’effectuer régulièrement un suivi des dépenses et des provisions,
- de communiquer avec le locataire pour l’informer des variations de charges et de leur impact sur les provisions.
Il peut également être judicieux de faire appel à un professionnel (syndic de copropriété, gestionnaire de biens…) pour assurer la gestion des charges locatives, notamment en cas de location d’un bien en copropriété ou d’un parc immobilier important.
Dans tous les cas, il est essentiel de respecter les obligations légales en matière de charges locatives afin d’éviter les conflits et les litiges entre locataire et propriétaire. Une bonne connaissance des règles applicables et une communication transparente sont les clés d’une gestion réussie.
